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Eine CRM-Software ist ein wichtiges und nicht mehr wegdenkbares Werkzeug vieler Unternehmen, die großen Wert auf kundenorientiertes arbeiten legen. Dieser Beitrag handelt um die Vorteile einer solchen „Kundenbeziehungsmanagement-Software“, die in erster Linie ermöglicht, alle täglichen Geschäftsabläufe im Unternehmen langfristig zu optimieren.

Die verschiedenen, speziellen, Vorteile einer möglichen CRM Software werde ich im Folgenden am Beispiel eines speziellen Anbieters beschreiben. Da es auf dem Markt eine Vielzahl ähnlicher Hersteller gibt, ist dieser Beitrag differenziert zu betrachten.

In einer solchen Software werden alle Prozesse verschiedener Mitarbeiter in nur einem einzigen System miteinander verknüpft, in dem alle Vorgänge und Aktivitäten im Unternehmen, intern wie extern, dokumentiert werden. So werden Dokumente die im Laufe einer Aufgabe oder eines Projektes entstehen, an entsprechenden Stellen hinterlegt, worauf Zuständig jederzeit Zugriff erhalten.

Sie werden beispielsweise den jeweils angelegten Kontakten, Verträgen oder Projekten zugeordnet, damit jeder Mitarbeiter, zu jeder Zeit, Zugriff auf relevante Dokumente hat und diese zeitgerecht verarbeiten kann.

Doch nicht nur Dokumente werden im System hinterlegt, sondern auch weitere wichtige Daten, wie z.B. Adressen, E-Mails, unternehmensinterne Dienstpläne und Urlaubsplanungen, Informationen zu Telefonaten, inklusive Anrufnotizen, Daten zu Aufträgen sowie viele weitere aus unterschiedlichen Bereichen, sind über eine CRM Software auffindbar.

Dadurch wird eine Wissensdatenbank geschaffen, worüber mehrere Mitarbeiter, mit eingestellten Rechten, Zugriff auf Informationen erhalten und diese als Grundlage für ein optimiertes zusammenarbeiten nutzen können. Übergaben von Zuständigkeitsbereichen, an neue Mitarbeiter werden dadurch ebenfalls vereinfacht. Insgesamt wird dabei die Transparenz der unternehmensinternen Vorgänge erheblich gesteigert und effizienter gestaltet.

Vielseitige Suchfunktionen erleichtern das Auffinden von Informationen. Die dort gesparte Zeit kann für das Kerngeschäft investiert werden. Zusätzlich zu diesen vielseitigen Funktionalitäten können hier sogar noch weitere Programme an das System, via Webservices, angebunden und beispielsweise über eine Webseite darauf zugegriffen werden.

Der Einsatz einer solchen Anwendungssoftware kann Arbeitsprozesse zeitlich und langfristig optimieren und Informationen ohne großen Aufwand an entsprechende Ziele verteilen.